Dans le monde des relations presse, le timing de la relance est un art subtil à maîtriser. Trop tôt, vous agacez car vous frustrez les journalistes qui aiment traiter l’actualité au moment opportun. S’ils ne peuvent pas utiliser votre sujet tout de suite, alors abstenez-vous. Leurs messageries sont déjà pleines à craquer chaque jour : des relances répétitives ou inutiles peuvent juste vous garantir d’être blacklisté.

À l’inverse, il ne faut pas tomber dans l’excès opposé et passer sous les radars en étant invisible. Trop tard, vous disparaissez. Les journalistes aiment travailler leurs sujets et ne pas être pris au dépourvu. Si votre information n’a plus aucune utilité due à sa tardiveté, elle ne sera jamais reprise et, pire, vous n’aurez pas l’air sérieux. L’idéal est d’effectuer une première relance à J+3 ou J+5. En effet, votre sujet sera toujours d’actualité, tout en ayant laissé le temps au destinataire de respirer.

Le danger de l’insistance : ne devenez pas un spammeur

Le premier réflexe de beaucoup d’entreprises est de vouloir « vérifier la réception » quelques heures seulement après l’envoi du communiqué. C’est une erreur fatale. Le journaliste travaille dans l’urgence, mais c’est son urgence, pas la vôtre.

En relançant trop vite, vous envoyez un signal de stress et de manque de professionnalisme. Vous saturez un espace de travail déjà encombré. Un journaliste qui reçoit trois relances pour le même sujet en 48 heures finira par classer votre adresse mail dans les courriers indésirables. Il faut comprendre que le silence n’est pas forcément un « non », c’est souvent un « pas maintenant ». Respecter ce battement de quelques jours, c’est respecter le travail de la rédaction.

Le risque de l’invisibilité : passer sous les détecteurs

À l’autre bout du spectre, il y a ceux qui n’osent pas relancer par peur de déranger. C’est l’assurance de finir aux oubliettes. Une boîte mail de journaliste est un flux continu : votre message peut être parfait, s’il arrive au moment où le rédacteur est en bouclage, il sera chassé par les dix mails suivants en moins d’une heure.

Si vous attendez deux semaines pour vous manifester, votre sujet est mort. L’actualité a tourné, les dossiers de fond sont déjà bouclés, et vous passerez pour quelqu’un qui manque de réactivité ou de sérieux. La relance est là pour dire : « Mon info est toujours pertinente, ne la loupez pas ». C’est un rappel professionnel.

La fenêtre d’action : pourquoi J+3 ou J+5 ?

C’est le « sweet spot » des relations presse. Ce délai permet de couvrir toutes les situations :

À J+3 : C’est le timing parfait pour un sujet lié à une actualité chaude. Vous êtes encore dans le wagon de tête.
À J+5 : C’est idéal pour un sujet de fond, un portrait ou une innovation qui demande un peu plus de réflexion de la part du journaliste.

Ce délai montre que vous avez une stratégie. Vous laissez le temps au journaliste de voir passer votre premier mail et votre relance arrive juste au moment où le sujet pourrait être oublié, lui redonnant ainsi une seconde vie.

Un message court et direct

Quand vous relancez, oubliez les longs paragraphes. Allez droit au but. Le journaliste doit comprendre en trois secondes pourquoi vous le sollicitez à nouveau.

L’efficacité avant tout : Rappelez simplement l’objet de votre envoi initial.
Pas de bla-bla : Ne demandez pas « si le mail a bien été reçu » (ils savent que les mails arrivent), mais demandez si le sujet peut s’insérer dans leurs prochaines publications.

Proposer un nouvel angle si besoin

C’est votre meilleure carte à jouer. Si la première approche n’a pas fonctionné, c’est peut-être que l’accroche n’était pas la bonne pour ce média précis. Profitez de la relance pour suggérer une autre manière de traiter l’info : une interview exclusive, un accès à des chiffres inédits, ou un lien avec une actualité récente. En apportant un nouvel élément, vous ne faites plus une « relance », vous faites une « mise à jour », ce qui est bien mieux perçu.

Savoir s’arrêter après 1 ou 2 tentatives

C’est ici que se reconnaît le vrai pro. Il faut savoir accepter le silence. Si après une ou deux relances bien calibrées, vous n’avez aucun retour, il est temps de passer à autre chose. S’acharner ne servira qu’à briser définitivement la relation avec le journaliste. Le « non » ou l’absence de réponse fait partie du jeu. En restant digne et en sachant couper court, vous gardez la porte ouverte pour votre prochain sujet. On ne gagne pas à tous les coups, mais on s’assure de pouvoir rejouer demain.

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